Werken aan een onoplosbaar probleem?

Sommige verhalen blijven hangen. Sommige verhalen resoneren en galmen zo hard in je hoofd dat je ze haast wel moet doorgeven… NXT-adviseur Herm hoorde deze maand zo’n verhaal bij de masterclass ‘Frame Creation’ van Kees Dorst en geeft dit verhaal met deze blog door.

Een poosje geleden bezocht ik de masterclass ‘Frame Creation’ van Kees Dorst. Een filosoof die industrieel design heeft gestudeerd. Dat alleen al maakte het een boeiend verhaal. Ik kom in projecten vaak vraagstukken tegen waar zoveel partijen betrokken zijn en zoveel elementen meespelen dat ‘even een oplossing uittekenen’ er niet in zit. Er lijkt soms simpelweg geen oplossing te zijn. Het verhaal over Frame Creation laat voor mij een heel belangrijk element zien voor het goed omgaan met deze vraagstukken: het creëren van een sterk frame.

Oude organisaties & nieuwe vraagstukken
Volgens Kees Dorst zijn de huidige organisaties niet ontworpen voor vraagstukken die open, complex, dynamisch en genetwerkt zijn. Dat is vervelend, want door technologische ontwikkeling en een toenemende verbinding tussen onderdelen van onze samenleving, hebben steeds meer vraagstukken deze vier kenmerken. We omschrijven ze als volgt:

Open. Het is lastig vast te stellen waar de grens ligt van een vraagstuk. Veel organisaties zijn gewend met afgebakende probleemstellingen te werken en deze ontbreken steeds vaker.
Complex. Een vraagstuk bestaat uit een groot aantal elementen met sterke onderlinge samenhang. Het is hierdoor voor organisaties niet vast te stellen welke invloed welk onderdeel nu precies heeft en ‘aan welke knop gedraaid moet worden’.
Dynamisch. Een vraagstuk verandert over een korte tijd. Op het moment dat een organisatie de tijd heeft gehad om alles eens goed uit te denken, is de situatie weer anders.
Genetwerkt. Veel problemen zijn niet op te lossen door één organisatie, er is samenwerking nodig.

Geen wonder dus dat we worstelen met de kosten van het zorgsysteem of het organiseren van onderwijs. Er spelen simpelweg te veel elementen een rol en we zijn van oudsher niet gewend aan het omgaan met dergelijke vraagstukken. Ook op kleinere schaal zie je dit terug. Een paar weken terug voerde ik een onderzoek uit voor een IT-onderdeel van een uitvoeringsinstantie van de overheid. Ze zijn verantwoordelijk voor de realisatie van een koppeling tussen twee IT-systemen. Technisch gezien niet de meest complexe opgave, maar door de hoeveelheid betrokken partijen, de onderlinge verbinding, tegenstrijdige belangen en grote gevolgen van kleine keuzes, toch een behoorlijke uitdaging…

Het creëren van een nieuwe frame
Vanuit zijn unieke wetenschappelijke achtergrond in industrieel ontwerp èn filosofie heeft Kees Dorst studie gedaan naar de manier waarop ontwerpers denken. Zij zijn van nature meer gewend om met open, complexe, dynamische en genetwerkte vraagstukken om te gaan. Geen vreemde gedachte dus dat we daar wellicht iets van kunnen leren. In zijn studie beschrijft hij het proces van ‘Frame Creation’. Het creëren van een denkraam waarmee naar een probleem gekeken kan worden. Side note: ontwerpers spreken hierbij vaak niet van het oplossen van een probleem, maar van het ‘verbeteren van een systeem’. Sommige problemen laten zich wellicht niet oplossen, maar we kunnen wel aan verbetering werken.

Het proces van Frame Creation laat zich het best illustreren met een voorbeeld:
Om de doorstroom van de A9 rond Amsterdam te verbeteren, werd dwars door de Bijlmer een 12-baanstunnel aangelegd. Dit zou tot enorme overlast leiden voor bewoners van deze wijk. Het frame of denkraam bij dit vraagstuk was: hoe voorkomen we dat bewoners procedures starten die tot vertraging leiden? (Het besluit dat de tunnel er hoe dan ook zou komen, was al genomen.) Het vraagstuk werd eveneens gekenmerkt door een grote hoeveelheid betrokken partijen, waarbij er ook nog een groot risico was dat bewoners zich via social media op een oncontroleerbare manier konden organiseren. Bij Frame Creation is onderzoek naar de waarden en thema’s die spelen rondom een vraagstuk een belangrijk onderdeel van het ontwerpproces. Hiermee toetst de ontwerper het bestaande frame of denkraam. In veel gevallen leidt dit tot een nieuw frame. Van het oude frame is namelijk vaak bewezen dat het niet tot een oplossing leidt. In het voorbeeld van de tunnel door de Bijlmer betekende onderzoek doen simpelweg bewoners spreken. Wat leeft er in de wijk? Wat zijn de ervaringen van de bewoners? Hoe ziet hun leven eruit? Hieruit bleek één van de belangrijke thema’s werkgelegenheid te zijn. Vanuit het onderzoek ontstond een nieuw frame. Het was niet langer de vraag ‘hoe voorkomen we procedures?’, de vraag werd: ‘hoe kan dit enorme bouwproject werkgelegenheid voor de wijk creëren?’. Antwoorden werden snel gevonden en kwamen uit verschillende hoeken. Slaapplekken voor de bouwvakkers, eetkraampjes; er ontstond een nieuwe tijdelijke economie. Dit met de belofte dat nieuwe ondernemingen waar mogelijk een permanente plek konden krijgen in het park dat werd gebouwd op het dak van de tunnel. Het was nog nooit eerder gebeurd dat bewoners aan Rijkswaterstaat vroegen ‘wanneer ze nu eindelijk begonnen’.

Richting en coördinatie
Niet alleen het belang van het stellen van de juiste vraag fascineert mij. Wat mij nog enthousiaster maakt over Frame Creation is dat het de mogelijkheid biedt aan verschillende partijen om daadwerkelijk een bijdrage te leveren aan de oplossing. Het is een verhaal dat voor richting en coördinatie zorgt. Ook bij het voorbeeld van de IT-koppeling is deze benadering mogelijk. Dit vraagstuk speelt in een keten waar eveneens gedeelde waarden aanwezig zijn. Als het lukt om vanuit deze waarden een sterker gezamenlijk frame te creëren, draagt dit bij aan richting, motivatie en de mogelijkheid om vanuit de eigen context een bijdrage te leveren aan de gezamenlijke opgave van de keten.

Een goed gezamenlijk frame bouwen is niet eenvoudig. Dit vraagt tijd en empathie van de verschillende spelers. Er is een grondige probleemanalyse nodig en ruimte voor de verschillende bijdragen en perspectieven. Het is een gezamenlijk leerproces, dat niet vanzelf gaat en zelfs niet altijd zorgt voor ‘een oplossing van een probleem’. Maar als het goed is wel tot ‘een verbetering van het systeem’ (om in  jargon uit de ontwerpbenadering te blijven) en dat is wat onze maatschappij nodig heeft.

Vanuit welk frame ga jij vandaag aan het werk?