Verandering in de IT: Begin met de gemeenschappelijke deler!

NXT-adviseur Merlijn werkt graag aan IT-vraagstukken. In deze blog lezen we over zijn werkwijze bij verandertrajecten binnen de IT en het belang van de gemeenschappelijke deler voor je team.

Ik schets u de volgende situatie: een relatief kleine organisatie die een snelle groei doormaakt en op meerdere terreinen een professionaliseringsslag wil maken. De urgentie bij de IT-omgeving is hoog, dit onderdeel moet compleet vernieuwd worden. Overige factoren: afhankelijkheid van andere organisaties, een cultuur die wordt gedreven door emoties en vooroordelen en een hoge mate van weerstand tegen een verandering. De ultieme combinatie aan elementen om een verandertraject vast te laten lopen.
Mijn initiële reactie blijft om direct aan de slag te gaan en de voornaamste branden te blussen. Maar inmiddels weet ik ook dat dit mij op de lange termijn niet het meest duurzame resultaat gaat bezorgen. Voor mij zit de kern in dit soort vraagstukken bij de integrale benadering en het vinden en het expliciet maken van de gemeenschappelijke deler. Wanneer je aan het begin van een opdracht in deze twee elementen investeert, kun je in een later stadium sneller resultaat boeken.

De integrale benadering
Integraliteit speelt een belangrijke rol bij elk verandertraject, maar met name binnen de IT, is het belangrijk om dit te benadrukken. Organisaties zien de IT vaak als een afgebakend en ondersteunend onderdeel van de organisatie, dat door de IT-afdeling goed geregeld moet worden. Maar IT is veel meer dan techniek; er is een essentiële verbinding tussen de mensen, processen, gewoonten en cultuur van een organisatie. Je kunt deze verbinding vaak het beste waarnemen wanneer een organisatie een systeem verandert wat bijdraagt aan het primaire proces, zoals een administratiesysteem of een intranet. Wanneer je als organisatie vooruitgang wilt boeken, moet je de verbinding en wederzijdse afhankelijkheid van deze onderdelen expliciet maken en op één lijn brengen.

Een zichtbare gemeenschappelijke deler
Het belang van een gemeenschappelijke deler in een verandertraject kan niet vaak genoeg worden benadrukt. Dit zijn de belangrijkste elementen die ik toepas om die gemeenschappelijke deler te vinden voor de hele organisatie:
1. Bewust afstand nemen en de dynamiek tussen mensen en de organisatie begrijpen. Door zelf het totaalplaatje scherp te stellen en te visualiseren, kan ik beter inspelen op verhoudingen tussen teams en afdelingen.
2. Luister naar de mensen op de werkvloer en investeer in hun vertrouwen. Zij moeten weten dat je het vraagstuk serieus neemt.
3. Geef duidelijk aan dat je ook komt om knopen door te hakken en een belang hebt om een beweging in gang te zetten.
4. Zorg voor duidelijkheid in bijbehorende risico’s en implicaties binnen een vraagstuk en verandertraject.
5. Verlies het menselijke aspect niet uit het oog. Technische veranderingen, hebben net zoveel effect op mensen als veranderingen op het gebied van HR of financiën.

De kunst zit hem in het laagje voor laagje afbouwen van vooroordelen en onduidelijkheid en het opbouwen van vertrouwen en energie voor de gewenste verandering. Juist wanneer je die tijd en investering aan de voorkant pakt, creëer je ruimte om vervolgens te versnellen en resultaat te boeken. Het blijft iets waar ik voor mijzelf scherp op moet blijven en wat ik ook graag nog eens voor u als lezer onder de aandacht wil brengen!